L'impression intelligente : une étape cruciale vers des communications numériques ultra-efficaces avec les clients

Presque toutes les organisations s'accordent à dire que l'utilisation des canaux numériques pour communiquer avec les clients est bénéfique pour les budgets des entreprises, l'environnement et l'expérience des clients.

En effet, le recours à l'impression et à la poste pour partager de grands volumes de documents, de lettres et de notifications présente de nombreux inconvénients. 

Il s'agit notamment des coûts prohibitifs et des problèmes de sécurité associés aux systèmes postaux. Il y a aussi les efforts manuels requis - le pliage des formulaires, la mise sous pli et d'autres tâches essentielles pour faire sortir le courrier du bureau et l'acheminer vers le système postal. 

Les équipements d'impression peuvent également être difficiles à utiliser et à entretenir. Même l'achat et la manipulation du papier, de l'encre et des enveloppes prennent du temps et coûtent cher. Et puis, bien sûr, il y a l'impact sur l'environnement.

L'externalisation d'une opération d'impression atténue certains de ces inconvénients, mais certainement pas tous. Les frais d'impression et d'envoi sont toujours répercutés et l'impact sur l'environnement reste à peu près le même.  

Lorsque l'on compare les inefficacités de l'impression et de la poste avec les alternatives numériques, le changement semble être la seule option sensée. Malheureusement, la décision n'est pas si simple.

L'importance durable de l'imprimé et de la poste

Un grand nombre de clients (en particulier ceux des générations plus âgées) sont toujours plus à l'aise avec les communications par voie postale qu'avec les alternatives numériques. Ainsi, même si les volumes d'impression et de courrier sont susceptibles de diminuer avec le temps, de nombreuses organisations doivent persévérer dans l'utilisation de la poste dans un avenir prévisible. 

Pour ces organisations, l'accent doit être mis sur l'optimisation leurs opérations d'impression et de postage, en les automatisant autant que possible et en les intégrant à l'ensemble de leurs communications numériques. Elles pourront ainsi gérer l'ensemble de leurs activités de sensibilisation à partir d'une seule solution et d'une seule source de données sur les clients.

Par où commence donc une organisation qui souhaite opérer une telle transition ?

Le passage à la distribution multicanal 

Depuis plusieurs années, Payreq change la façon dont les organisations interagissent et effectuent des transactions avec leurs clients. En proposant des espaces privés et sécurisés où les deux parties peuvent se "rencontrer", partager des informations importantes (et même effectuer des paiements), nous avons rendu les relations beaucoup plus simples à mener. 

Aujourd'hui, Payreq a lancé une nouvelle solution de courrier numérique qui permet également de correspondre facilement avec les clients via les canaux qui leur conviennent.

Cette solution permet aux organisations de coordonner leurs opérations d'impression dans le cadre d'une stratégie de communication numérique plus large. Pour les organisations qui gèrent leur impression en interne, passer à Payreq signifie ne plus plier les documents, ne plus mettre les enveloppes sous pli et ne plus gérer et entretenir le matériel d'impression. Pour celles qui externalisent déjà leur impression, le passage à Payreq signifie qu'il n'y a plus de flux de travail cloisonnés avec des centres d'expédition externes. 

Payreq X Quadient Impress

La solution de salle de courrier numérique de Payreq est alimentée par le logiciel de flux de documents Impress de Quadient, leader de l'industrie. 

Votre équipe télécharge des documents (tels que des factures, des lettres ou des relevés) via une interface conviviale sur la plateforme Payreq. Elle peut ensuite adapter les documents et définir les valeurs clés, en travaillant à partir de modèles sauvegardés si elle le souhaite. 

Ensuite, la communication peut être affectée au partage par courrier, par e-mail ou dans l'espace de partage sécurisé de Payreq (accessible aux clients via une application). Les communications postales peuvent être imprimées (en couleur ou en mono) puis livrées par un partenaire mailhouse de Payreq.

Le mode de communication (courrier, courriel ou plateforme) peut être adapté aux préférences des clients et/ou aux priorités de l'entreprise.

La solution de salle de courrier numérique de Payreq offre une visibilité à chaque étape de l'envoi - de l'impression à la distribution. Pour les communications numériques, il est possible de voir quand les documents sont à la fois livrés et consultés. 

Imprimer : en route ... mais pas encore parti

Il est peut-être temps pour toutes les organisations de fermer leurs centres d'impression internes.

Mais cette décision devrait aller bien au-delà de l'externalisation de l'impression auprès d'un centre de courrier. Pour optimiser vos opérations tout en vous assurant d'entrer en contact avec vos clients sur les canaux qui leur conviennent, il est essentiel de mettre en place une opération de sensibilisation multicanal.

La solution de salle d'expédition numérique de Payreq est la solution idéale. Elle vous aidera à passer aux communications numériques afin de profiter des avantages en termes d'économie, de productivité et de service à la clientèle. Dans le même temps, vous renforcerez vos capacités d'impression et de postage pour les années à venir.